24 juni 2012

Lånestickor

Systemet med lånestickor förekommer mest på interna bibliotek, t.ex. institutionsbibliotek och företagsbibliotek.

Böckernas utrustning

Ingen särskild utrustning behövs i böckerna.

Låntagarens utrustning

Inga lånekort förekommer.

Utlån

image

Vid utlåningen fyller låntagaren i en låneblankett. Blanketten stoppas i en lånesticka av plast (förr i tiden av kartong) och sätts på bokens plats i hyllan:

image

Om man vill kan man ha ett extra register över utlånade böcker genom att ha karbonpapper i låneblankettblocket.

Återlämning

Boken sätts tillbaka i hyllan, blanketten makuleras och lånestickan ställs tillbaka på sin plats.

Krävning

Man har sällan någon bestämd lånetid i detta system.

Reservation

Vissa typer av låneblankett en väntelista på baksidan av blanketten, där man kan fylla i sitt namn om man vill reservera boken.

För- och nackdelar

Det kan ta lite tid att fylla i låneblanketten. Man får inte heller någon översikt över alla lån försåvitt man inte för ett separat register. Återlämningen går väldigt snabbt och personal behöver inte närvara varken vid utlån eller återlämning. Man ser direkt om en bok är utlånad i hyllan.

20 juni 2012

Fotomekanisk utlåning

“Ni kanske väntar på ADB – men den fotografiska utlåningen kan redan nu ge stora vinster i tid och arbetskraft”,

skriver Bibliotekstjänst i sin katalog från 1969. Den fotomekaniska utlåningen kom stort under 1960-talet, men krävde förhållandevis stora lånevolymer varför den mest kom att användas på större bibliotek.

Fotomekanisk utlåning infördes för första gången redan så tidigt som 1940 på Gary Public Library i USA. Biblioteket stängdes tyvärr vid årsskiftet på grund av de utbredda nedskärningarna i Amerika (beskatta dollarmiljardärerna, någon?).

image

Nå. Det här är en utlåningskamera, som är central vid fotomekanisk utlåning. Kameran fotograferar av lånehandlingarna på mikrofilm. (Pris: 5.355:- år 1969. Varje rulle mikrofilm kostade 24:- inkl. framkallning.)

image

Här syns två Recordak Starfile RV-1 (från Kodak) på utlåningsdisken i Lunds stadsbibliotek.

Böckernas utrustning

Böckerna är vanligen utrustade med en bokficka med bokkort. På bokkortet står som vanligt bokens titel, signum och ex-nummer eller accessionsnummer.

Låntagarens utrustning

Varje låntagare får ett lånekort. Något låntagarregister behövs egentligen inte, men jag antar att de flesta bibliotek åtminstone sparade inskrivningsblanketten.

Utlån

Vid utlån används utlåningskameran. I den ligger en hög med datumkort. Datumkortet har ett unikt löpnummer. I kameran placeras lånekortet och bokkortet och alltsammans fotograferas av kameran på en och samma bild. “Klonk”, lät det, åtminstone om kameran i Östersund. Bokkortet och datumkortet sätts sedan tillbaka i boken.

image

Kameran har ett räkneverk som kan användas för statistikföringen. De bibliotek som önskar mer detaljerad statistik kan göra mer noggranna stickprov.

Återlämning

Datumkortet tas ut ur bokfickan och läggs åt sidan. Därefter är boken klar för nytt utlån.

Krävning

Mikrofilmen från kameran måste först och främst framkallas.

image 

Därefter sorteras datumkorten i nummerordning (mer om det längre ned) och med hjälp av dessa ser man vilka böcker som inte återlämnats i tid. Utifrån de löpnumren som inte lämnats tillbaka söker man upp information om titel och låntagare på mikrofilmen (med hjälp av en apparat som den nedan) och skriver ut kravet.

image

Somliga bibliotek köpte mikrofilmsläsare som kunde skriva ut bilden på papperet. Utskriften användes då som kravkort. Jag misstänker att det också funnits OCR-lösningar som maskinellt läste texten både på bok- och lånekort och skrev ut texten på kravkortet helt automagiskt (men jag har inte hittat några belägg för det i litteraturen).

Reservation

Låntagaren som önskar reservera en bok fyller i en reservationsblankett. En tunn pappribba med information om titeln skrivs ut på maskin och sorteras in i ett radregister:

image

Reservationsblanketterna sorteras i alfabetisk ordning i kortlådor. Varje bok kontrolleras mot radregistret innan den gick ut på hyllan igen, och om den var reserverad letar man upp låntagarens namn bland blanketterna.

För- och nackdelar

Största fördelen med systemet är att böckerna snabbt blir klara för utlån. Kravrutiner och reservationer är fortfarande rätt arbetskrävande, och det finns alltid en risk att datumkortet försvinner så att boken blir nästintill omöjlig att återlämna.

Varianter

Det finns olika slags datumkort inom fotomekanisk utlåning. Bibliotekstjänst sålde “System Kaiser” som är helt manuellt. Datumkortet består här av tunna papperslappar som numrerats 1-999. Dessutom finns nummerlistor som numrerats på samma sätt. Listorna och lapparna finns i 11 olika färgställningar så man ska kunna skilja dem åt. Man får sortera lapparna manuellt, stryka dem från listorna och sedan använda de ostrukna numren vid krävningen.

Vanligast var kanske Bibliotekstjänst hålkortsservice. Den baseras på ett 51-kolumners hålkort:

image

Biblioteket får själv välja påtryck (som ovan, med Lasse Sandbergs glada, fina karlstad-sol). Man sänder regelbundet in korten till BTJ som kör dem i sin hålkortsanläggning och tar ut listor på de kort som fattas. Sedan söker man upp dem på mikrofilmen som vanligt och skrev ut kortet.

image

Jämtlands läns bibliotek i Östersund använde fotomekanisk utlåning in i det sista (förmodligen hade de landets sista installation, men jag är inte säker), och på slutet hade man OCR-läsbara tecken på datumkorten i stället för hålkort.

Ute i världen verkar man till och med ha använt “audio charging”, där man bytt ut mikrofilmkameran mot en diktafon där biblioteksassistenten talade in alla uppgifterna. Väldigt oklart om det någonsin använts här i Sverige.

Läs om andra historiska utlåningsmetoder på bibliotek här!

Detroitsystemet

Detroitsystemet är det som användes oftast i Sverige, förmodligen eftersom det är enklast att hantera. Ralph Uleving, bibliotekarie vid Detroit Public Library, uppfann systemet 1929 (eller vidareutvecklade kanske man ska säga, eftersom det påminner mycket om Newarksystemet).

Böckernas utrustning

I varje bok finns en bokficka med bokkort och ett datumblad. På bokkortet står bokens titel, signum och ex-nummer eller accessionsnummer.

Låntagarens utrustning

Varje låntagare får ett numrerat lånekort. Dessutom måste biblioteket föra en numerisk förteckning över alla låntagare (antingen i bunden bok eller som kortkatalog).

Utlån

Vid utlåningen tar man ut bokkortet ur boken och antecknar låntagarens nummer på kortet. Återlämingsdatum stämplas på datumbladet. Bokkortet läggs sedan åt sidan för vidare hantering senare under dagen.

På lediga stunder sorteras bokkorten in i trallen, som är ordnad efter sista återlämningsdatum och sedan i alfabetisk ordning på boken.

Utlånsstatistik förs genom att antalet bokkort räknas innan de sorteras in i trallen.

Återlämning

Med hjälp av datumet på datumbladet söker man därefter upp bokkortet i trallen och sätter tillbaka det i bokfickan. Boken är därefter klar för nytt utlån.

Krävning

I trallen syns lätt vilka böcker som inte är återlämnade eftersom den är sorterad efter återlämningsdag. På bokkortet är låntagarens nummer noterat, och hans namn och adress kan sökas upp i låntagareregistret.

Reservation

Låntagaren som önskar reservera en bok fyller i en reservationsblankett. Man söker upp bokkortet i trallen och markerar den med ett gem. Eftersom den sviten är spridd över flera återlämningsdatum behöver man ofta söka på fler ställen. Reservationsblanketterna sorteras i alfabetisk ordning, och när boken återlämnas kan man där se vem som står i kö.

För- och nackdelar

Systemet är snabbare än både det Browneska och Newarksystemet. Största fördelen är att man kan spara visst arbete med trallen till senare (t.ex. insortering i trallen och uppsökande av återlämnade böckers kort). En nackdel är att man inte kan begränsa antalet utlån per låntagare.

Varianter

På många ställen lät man lånetagarna själva skriva sitt lånenummer på bokkorten vilket förstås ytterligare ökade effektiviteten.

18 juni 2012

Newarksystemet

Newarksystemet, också känt som tvåkortssystemet, beskrevs första gången 1896 av John Cotton Dana.

Böckernas utrustning

I varje bok finns en bokficka med bokkort och ett datumblad. På bokkortet står bokens titel, signum och ex-nummer eller accessionsnummer.

Låntagarens utrustning

Varje låntagare får ett numrerat lånekort (se bilden). Dessutom måste biblioteket föra en numerisk förteckning över alla låntagare (antingen i bunden bok eller som kortkatalog).


image

Utlån

Vid utlåningen tar man ut bokkortet ur boken och antecknar låntagarens nummer på kortet. Återlämingsdatum stämplas på datumbladet. Bokkortet läggs sedan åt sidan för vidare hantering senare under dagen.

På lånekortet stämplas återlämningsdatum för varje utlånad bok (under kolumnen 'förfallodag'). På så vis ser man hela tiden hur många böcker låntagaren har hemma.

På lediga stunder sorteras bokkorten in i trallen, som är ordnad efter sista återlämningsdatum och sedan i alfabetisk ordning på boken.

Utlånsstatistik förs genom att antalet bokkort räknas innan de sorteras in i trallen.

Återlämning

Låntagaren lämnar fram sitt lånekort och bibliotekarien stämplar datum för de återlämnade böckerna.

Med hjälp av datumet på datumbladet söker man därefter upp bokkortet i trallen och sätter tillbaka det i bokfickan. Boken är därefter klar för nytt utlån.

Krävning

I trallen syns lätt vilka böcker som inte är återlämnade eftersom den är sorterad efter återlämningsdag. På bokkortet är låntagarens nummer noterat, och hans namn och adress kan sökas upp i låntagareregistret.

Reservation

Låntagaren som önskar reservera en bok fyller i en reservationsblankett. Man söker upp bokkortet i trallen och markerar den med ett gem. Eftersom den sviten är spridd över flera återlämningsdatum behöver man ofta söka på fler ställen. Reservationsblanketterna sorteras i alfabetisk ordning, och när boken återlämnas kan man där se vem som står i kö.

För- och nackdelar

Systemet är snabbare än det Browneska, men inte lika snabbt som Detroitsystemet. Det är främst stämplingen av lånekortet som tar extra tid jämfört med Detroitsystemet. En fördel är att man kan begränsa antalet utlån per låntagare – man ser ju på lånekortet hur många böcker som är utlånade. Andra fördelar är att man kan spara visst arbete med trallen till senare (t.ex. insortering i trallen och uppsökande av återlämnade böckers kort).

Varianter

I vissa varianter av Newarksystemet skriver man också bokens accessionsnummer på lånekortet. Detta är naturligtvis ännu mer arbetskrävande, men fördelen är att man kan se vilka böcker en viss låntagare lånat, något som beskrivits som viktigt inom skolbiblioteksvärlden då (förra) seklet var ungt. (Se bilden nedan.)



Somliga bibliotek stämplade dessutom utlåningsdatum i stället för återlämningsdatum på lånekortet.

17 juni 2012

Browneska systemet

Nina E. Browne, som arbetade på biblioteket i Boston, uppfann det  Browneska systemet 1895. I Sverige infördes det på Stockholms Arbetarebibliotek 1905 av J Fredrik Nilsson, godtemplare och folkbibliotekspionjär i Stockholm, efter att han sett det användas i Kristiania året innan.

Jag träffade på ett fullt fungerande Browne-bibliotek i fjol somras i Northiam.

Böckernas utrustning

I varje bok finns en bokficka med bokkort och ett datumblad. På bokkortet står bokens titel, signum och ex-nummer eller accessionsnummer.

Låntagarens utrustning

För varje låntagare skriver man ut en låntagarepåse som märks med namn och adress (se bilden). Påsarna sorteras i alfabetisk ordning i korttrallen.
image


Utlån

Låntagaren uppger sitt namn och bibliotekarien letar upp låntagarpåsen. Bokkortet tas ur boken. Man stämplar man sista återlämningsdatum på bokkortet och på datumbladet i boken. Slutligen sätter man bokkortet i påsen och sorterar tillbaka den i trallen på samma ställe som innan.

Utlånsstatistik får föras genom att man markerar pinnar på ett papper eller liknande.

Återlämning

Även här måste låntagaren uppge sitt namn. Man söker upp låntagarpåsen, tar upp bokkortet och sätter tillbaka det i bokfickan.

Krävning

Man måste gå igenom samtliga bokkort i hela trallen och kontrollera det påstämplade återlämningsdatumet.

Reservation

Låntagaren som önskar reservera en bok fyller i en reservationsblankett. Även här måste man gå igenom hela trallen. När man hittat kortet för den bok som skall reserveras, markerar man den med ett gem. Reservationsblanketterna sorteras i alfabetisk ordning, och när boken återlämnas kan man se vem som står i kö.

För- och nackdelar

Systemet är mycket arbetskrävande och användes med tiden väldigt sparsamt i Sverige. Eftersom trallen sorterades efter låntagarens namn, blir både krävning och reservationer komplicerade.

Varianter

Det har funnits en mängd varianter på Browneska systemet. Om biblioteket ville maximera antalet möjliga utlån per låntagare, kunde man skriva ut lika många fickor till låntagaren som det maximala antalet tillåtna lån. I somliga implementeringar hade låntagaren själv hand om sin(a) påsar tills han lånade böcker, och i åter andra sorterades låntagarpåsarna efter återlämningsdatum i stället. Det förenklar naturligtvis krävningen.

Utlåningssystem för bibliotek

Nuförtiden har nästan alla bibliotek datoriserade system för både förvärv, katalog och det som brukar kallas cirkulation, alltså utlåningsverksamheten.

Men annat var det förr. Det har funnit flera olika sätt att organisera utlåningen på, och eftersom jag tycker manuella administrativa rutiner är spännande, tänkte jag skriva lite om de olika systemen.

Ett utlåningssystem ska huvudsakligen kunna besvara följande frågor:

  1. Vilka böcker1 är utlånade?
  2. Till vem och när lånades de ut?
  3. Vilka lån förfaller en viss dag?
  4. Vilka låntagare ska betala böter på sina böcker?
  5. Hurudan är bibliotekets utlåningsstatistik?

För riktigt länge sedan användes utlåningsjournaler i biblioteken: bundna böcker där man antingen förde utlånen kronologiskt dag för dag eller där varje låntagare hade sin egen sida och där lånen bokfördes. De var inte särskilt effektiva och tog en väldig tid att hantera. Dessutom uppfyllde de inte många av kraven ovan.

På de vetenskapliga biblioteken har det dessutom funnits betydligt mer sofistikerade system med blanketter i genomskrift som sorterats i flera olika sviter (oftast efter boktitel, låntagare och återlämningsdag). Ur dem kunde man få fram alla uppgifterna i kravlistan, men de var oerhört arbetskrävande.

Här kommer jag huvudsakligen att hålla mig till de fyra system som varit vanligast i folkbiblioteksvärlden – tre helt manuella och ett halvautomatiskt, nämligen:

Dessutom tar jag upp ett system till som man faktiskt fortfarande kan träffa på, nämligen

(Länkar till respektive system kommer så fort jag skrivit klart om dem.)

Gemensam ordlista

Jag börjar med en redogörelse av några begrepp som förekommer i flera av systemen.

Bokkort och bokficka

image

Bokfickan klistras in längst bak i boken och är märkt med signum, författare, titel och exnummer. Bokkortet har samma märkning.

image

Bokkortets olika färger betyder förstås någonting, nämligen:

blått facklitteratur för vuxna
gult skönlitteratur för vuxna
grönt facklitteratur för barn
rött skönlitteratur för barn
svart speciallitteratur
lila extrakort
orange AV-material
ljusgrön skiv- och skadekort (för grammofonskivor, så man kunde anteckna repor).

I princip alla böcker till svenska folkbibliotek levererades via Bibliotekstjänst sambindning och utrustades med kort och ficka därifrån.

Trall

image

Trallen är en trälåda (oftast) där bokkort för de utlånade böckerna förvaras. Det utlåningssystem man tillämpar styr hur korten sorteras i trallen.

Datumkort och datumblad

image

På datumkortet eller datumbladet stämplas sista återlämningsdatum.

I alla system kan man välja att använda datumkort i stället för datumblad. Fördelen med datumkort är att det går lite snabbare: vid öppethållandets början stämplar man upp så många datumkort som man tror behövs under dagen.

Exemplarnummer eller accessionsnummer

Exemplarnummer används för att hålla isär fler exemplar av samma bok. Den första inköpta boken av en viss titel får ex. nr. 1, nästa 2 och så vidare.

image

En äldre variant på exnummer är accessionsnummer. Det fyller samma funktion men kan dessutom identifiera den unika titeln. Accessionsnumret läggs ofta upp som en löpnummerserie, ibland med ett prefix som består av inköpsåret.

image

Antalet exemplar finns antecknat på baksidan av huvudkortet i katalogen (som på bilden nedan).

image

Källor för alla inlägg

Balkema, J. B. (1966). Topics in library technology: charging systems. Bulletin of the Medical Library Association, 54(1), 33-37.

Bibliotekstjänst. (1972). Bibliotekstjänst varukatalog. Biblioteksmateriel 1972-74. Lund: Bibliotekstjänst.

Hjelmqvist, F. (1917). Stockholms arbetarebibliotek 1892-1917. Biblioteksbladet 2, 17-21.

Kortsystem vid utlåningen (1920). Biblioteksbladet 5, 162-164.

Parker, R.H. (1957). Adaptation of Machines to Book Charging. Library Trends 6 (1). 35-41.

Sandberg, A. (1915). Bibliotek och biblioteksskötsel: en hjälpreda för bibliotekarier i skolbibliotek och andra mindre boksamlingar. Stockholm: Norstedt.

Shaw, R.R. (1941). Reducing the cost of the lending process. ALA Bulletin 35 (9). 504-510, 512.

Waldner A. (1931). Nya utlåningsmetoder i Förenta Staternas allmänna bibliotek. Biblioteksbladet 16. 226-231.


1 eller tidskrifter eller grammofonskivor eller vad det nu kan vara. Men böcker är vanligast så jag skriver böcker.