17 juni 2012

Utlåningssystem för bibliotek

Nuförtiden har nästan alla bibliotek datoriserade system för både förvärv, katalog och det som brukar kallas cirkulation, alltså utlåningsverksamheten.

Men annat var det förr. Det har funnit flera olika sätt att organisera utlåningen på, och eftersom jag tycker manuella administrativa rutiner är spännande, tänkte jag skriva lite om de olika systemen.

Ett utlåningssystem ska huvudsakligen kunna besvara följande frågor:

  1. Vilka böcker1 är utlånade?
  2. Till vem och när lånades de ut?
  3. Vilka lån förfaller en viss dag?
  4. Vilka låntagare ska betala böter på sina böcker?
  5. Hurudan är bibliotekets utlåningsstatistik?

För riktigt länge sedan användes utlåningsjournaler i biblioteken: bundna böcker där man antingen förde utlånen kronologiskt dag för dag eller där varje låntagare hade sin egen sida och där lånen bokfördes. De var inte särskilt effektiva och tog en väldig tid att hantera. Dessutom uppfyllde de inte många av kraven ovan.

På de vetenskapliga biblioteken har det dessutom funnits betydligt mer sofistikerade system med blanketter i genomskrift som sorterats i flera olika sviter (oftast efter boktitel, låntagare och återlämningsdag). Ur dem kunde man få fram alla uppgifterna i kravlistan, men de var oerhört arbetskrävande.

Här kommer jag huvudsakligen att hålla mig till de fyra system som varit vanligast i folkbiblioteksvärlden – tre helt manuella och ett halvautomatiskt, nämligen:

Dessutom tar jag upp ett system till som man faktiskt fortfarande kan träffa på, nämligen

(Länkar till respektive system kommer så fort jag skrivit klart om dem.)

Gemensam ordlista

Jag börjar med en redogörelse av några begrepp som förekommer i flera av systemen.

Bokkort och bokficka

image

Bokfickan klistras in längst bak i boken och är märkt med signum, författare, titel och exnummer. Bokkortet har samma märkning.

image

Bokkortets olika färger betyder förstås någonting, nämligen:

blått facklitteratur för vuxna
gult skönlitteratur för vuxna
grönt facklitteratur för barn
rött skönlitteratur för barn
svart speciallitteratur
lila extrakort
orange AV-material
ljusgrön skiv- och skadekort (för grammofonskivor, så man kunde anteckna repor).

I princip alla böcker till svenska folkbibliotek levererades via Bibliotekstjänst sambindning och utrustades med kort och ficka därifrån.

Trall

image

Trallen är en trälåda (oftast) där bokkort för de utlånade böckerna förvaras. Det utlåningssystem man tillämpar styr hur korten sorteras i trallen.

Datumkort och datumblad

image

På datumkortet eller datumbladet stämplas sista återlämningsdatum.

I alla system kan man välja att använda datumkort i stället för datumblad. Fördelen med datumkort är att det går lite snabbare: vid öppethållandets början stämplar man upp så många datumkort som man tror behövs under dagen.

Exemplarnummer eller accessionsnummer

Exemplarnummer används för att hålla isär fler exemplar av samma bok. Den första inköpta boken av en viss titel får ex. nr. 1, nästa 2 och så vidare.

image

En äldre variant på exnummer är accessionsnummer. Det fyller samma funktion men kan dessutom identifiera den unika titeln. Accessionsnumret läggs ofta upp som en löpnummerserie, ibland med ett prefix som består av inköpsåret.

image

Antalet exemplar finns antecknat på baksidan av huvudkortet i katalogen (som på bilden nedan).

image

Källor för alla inlägg

Balkema, J. B. (1966). Topics in library technology: charging systems. Bulletin of the Medical Library Association, 54(1), 33-37.

Bibliotekstjänst. (1972). Bibliotekstjänst varukatalog. Biblioteksmateriel 1972-74. Lund: Bibliotekstjänst.

Hjelmqvist, F. (1917). Stockholms arbetarebibliotek 1892-1917. Biblioteksbladet 2, 17-21.

Kortsystem vid utlåningen (1920). Biblioteksbladet 5, 162-164.

Parker, R.H. (1957). Adaptation of Machines to Book Charging. Library Trends 6 (1). 35-41.

Sandberg, A. (1915). Bibliotek och biblioteksskötsel: en hjälpreda för bibliotekarier i skolbibliotek och andra mindre boksamlingar. Stockholm: Norstedt.

Shaw, R.R. (1941). Reducing the cost of the lending process. ALA Bulletin 35 (9). 504-510, 512.

Waldner A. (1931). Nya utlåningsmetoder i Förenta Staternas allmänna bibliotek. Biblioteksbladet 16. 226-231.


1 eller tidskrifter eller grammofonskivor eller vad det nu kan vara. Men böcker är vanligast så jag skriver böcker.

1 kommentar:

  1. Tack för en mycket fin sida! Är själv bibliotekarie och tycker det är superkul med gamla "hederliga" metoder. All heder åt dig och hoppas du fortsätter i samma anda!

    SvaraRadera